Mengenai Microsoft Acces Secara Efisien

Microsoft Acces

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.
Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuahprogram yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

         MEMULAI MICROSOFT ACCESS

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 – 2003 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program – Pilih – Program MS-Access .

         LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara

1.    Blank Access Database

2.    Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang disediakan yaitu

3.    Open Existing File.

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access.

Pilihan	Keterangan
Blank Access DataBase	Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyel lainnya.
Blank Data Access Page	Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access secara bertahap
Project Existing Data	Diapaki untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access.
Open end existing file	Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

         MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars sedang file database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut:

1.    Pilih Open dari menu file

2.    Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database

3.    Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

         MENUTUP FILE DATABASE

Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah. Berikut:

1.    Klik Menu File pilih Close

2.    Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close

3.    Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database.

4.    Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W

5.    Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database

         MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU

2.    Buka aplikasi Microsoft Access

3.    Klik File New

4.    Pilih Blank Database

5.    Create nama file database

I.   Membuat Tabel

Buat tabel dengan create table in design view

Klik 2 x sehingga terbuka jendela seperti dibawah ini

Masukan nama-nama field

Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf)

Setelah itu klik close pada pojok kanan atas

Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar) kemudian klik OK

Hasil dari pembuatan tabel sebagai berikut, seperti gambar dibawah

II.            Membuat Queries

Klik Queries pada bagian objects

Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table

Akan tampil daftar queries

Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add

Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga namanama field tersebut tersimpan dalam dafatra queries.

Pada kolom Jml_nilai masukan rumus pembobotan setiap mata pelajaran. Pembobotan dibuat sesuai aturan yang ada. Contoh PPKn, Bah_ind, IPS dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan Bah_ing dikalikan 3.

Buat Rumus untuk Nilai x bobot

Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,

III.          Membuat Form

Klik Form pada Objects. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard

Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol

Kemudian klik

Kemudian klik

Kemudian klik

Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar)

Kemudian Klik Finish

IV.          Mengatur Form

Buka form daftar

Buatkan Header Form dengan mengklik icon akan tampil :

Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong

Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004”

Untuk mengisi Form Header klik. Kemudian klik daerah Form Header dan Ketikkan kata-kata diatas. Untuk mengedit letak label klik 2 x label��geser letak. Label keposisi yang Anda Inginkan.

Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan mengklik 2 x field Jml_nilai sebelah kanan

Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul jendela Expression Builder Klik 2 x akan tampil.

Masukan rumus yang kita rencanakan

Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form contohnya field PPKn simbol matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian bawah ruang rumus.

Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box

Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan mengkilk 2 x field Jml_x_bbt

Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada Jml_nilai

Masukan rumus pada pada jendela Expression Builder

Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box

Setelah semua rumus selesai klik datasheet view

Sekarang kita dapat memasukan data yang ada

MENGGUNAKAN MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA

MASUKAN

  INPUT DATA RECORD

Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari sebuah table selain itu dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record , memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.

A. Memasukan data Record

Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1.    Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan .

2.    Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah:

Tekan Tombol Open

Tekan tombol enter

Klik Ganda pada nama tabel

Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil

3.    Setelah Anda jalan salah satu perintah tersebut diatas maka akann tampil sebuah jendela data Sheet dari sebuah tabel yang masih kosong.

4.     Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela desain View

Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti diatas.

  MENG-UPDATE DATA

A. Menentukan Kapan Tabel Baru Dibutuhkan

Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang pernah sangat penting bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara informasi yang tidanya tidak berguna sama sekali bias berubah menjadi informasi penting. Seiring meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu menata ulang atau mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya. Anda mungkin tahu bahwa Anda harus membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.

I. Memilih field dan Record

Anda harus memikih data yang ada sebelum melakukan editingpada sebuah jendela data sheet untuk emilih data atau record pada sebuah jendela data sheet dapat Anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini

Untuk memilih	Perintah
• Sebuah sel	Klik pada posisi sel tersebut
• Beberapa sel	Drag drop pointer pada sisi kiri sel terbut sampai melintasi bebrapa sel yang ingin Anda pilih
• Sebuah Kolom	Klik pada pisisi celektor Kolom
• Beberapa Kolom	Drag drop Pointer pada pisisi celektor Kolom
• Sebuah record	Klik pada pisisi celektor baris
• Bebrapa record	Drag drop Pointer pada pisisi celektor baris
• Semua Record	• Klik tombol select all yang ada pada selector baris • Pilih perintah select All Record dari menu Edit • Tekan kombinasi tombol Ctrl + A

  MELAKUKAN DELETE DATA

A. Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheetview . Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

1.    Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :

Pilih perintah menu Delete dari menu Edit

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,

Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih perintah delete Record.

2.    Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.

  MENGECEK HASIL ENTRY DATA

      Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja

      Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.

      Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam

      program data base dari file data ke media penyimpan data